Toezicht en advies

Wettelijke taken

Stadsarchief Delft is sinds 1859 de archiefinstelling van de gemeente Delft en voert, onder verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris, de wettelijk taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet 1995:

Beheer

Stadsarchief Delft beheert drie collecties, namelijk een collectie Archieven, een collectie Beeld en Geluid en een Bibliotheek.

Beschikbaar stellen

Artikel 14 uit de Archiefwet 1995 biedt iedereen de mogelijk om kosteloos inzage te krijgen in de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. De studiezaal biedt de mogelijkheid onderzoek te doen en stukken uit het depot op te vragen. Steeds meer materiaal is online, via de website, te vinden.

Toezicht

Adequaat archiefbeheer is nodig, zodat iedereen nu en in de toekomst de archieven kan raadplegen. De gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet hierover is opgenomen.

Elke overheidsorganisatie moet daarnaast zelf regels opstellen voor haar archiefbeheer, voor zover die niet al in hogere regelgeving is vastgesteld. Het gaat hierbij o.m. over het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en over de wijze waarop het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad over het gevoerde archief- en informatiebeheer. In Delft is dit geregeld in de Archiefverordening gemeente Delft (2012) en het Besluit Informatiebeheer gemeente Delft(2012).

De gemeenten Pijnacker-Nootdorp, Midden Delfland en Rijswijk hebben een eigen gemeenschappelijke regeling met de gemeente Delft. Hierdoor is het Stadsarchief Delft aangewezen als archiefbewaarplaats en vallen deze gemeenten ook onder de archiefinspectie.

Hotspot

Sinds 2017 is de hotspotmonitor als instrument geïntroduceerd in de nieuwe gemeentelijke selectielijst.
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken (bijvoorbeeld een ramp, een internationaal sportevenement, een politiek omstreden besluit). Ook de impact op het lokale bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties valt hieronder.
De coronacrisis is op mondiaal, landelijk en lokaal niveau een hotspot. Het stadsarchief heeft voor de hotspot coronacrisis een praktische handleiding opgesteld.
Handleiding hotspot coronavirus Stadsarchief Delft

Overbrenging overheidsarchieven

Overdracht

Wanneer een overheidsorganisatie, of een van de aangesloten partners (gemeenten, Gemeenschappelijke Regeling of een gemeentelijke BV) haar archiefstukken wil overdragen aan Stadsarchief Delft, dan dient de beheerder van deze archieven contact op te nemen met de archiefinspectie. Na een inhoudelijke toetsing zal er vervolgens een overleg plaatsvinden tussen de archiefinspecteur en de beheerder van de collectie voor een planning van de overdracht.

Voorbereiding en eisen

De over te brengen archiefstukken moeten ouder zijn dan 20 jaar, maar mogen niet ouder zijn dan 30 jaar. Het archief dient in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn; hiervoor gelden inhoudelijke eisen. Deze zijn op te vragen bij de archiefinspectie. Welke archieven worden overgedragen, wordt bepaald aan de hand van de geldende selectielijsten (2017 en 2012), andere regelgeving of een aanwijzing van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft ook het recht om bepaalde archiefstukken niet te laten vernietigen.

Vervroegde overbrenging

Voor archieven die binnen de termijn van 20 jaar worden overgebracht gelden aanvullende afspraken rondom jaarlijks vaste opslagkosten, bewerking, inzage en dienstverlening.

Uitplaatsing

Tegen opslagkosten kunnen archieven ook tijdelijk bij het Stadsarchief Delft worden ondergebracht. Dit geldt met name voor nog te bewerken overheidsarchieven.

Openbaarheidsbeperking

In overleg met de archiefinspecteur kunnen archiefstukken, indien van toepassing, niet-openbaar gemaakt worden. De termijn van het niet-openbaar stellen van stukken mag niet langer zijn dan 75 jaar. In het geval dat de instantie deze termijn zou willen overschrijden, moet zij, na overleg met de gemeentearchivaris, een machtiging hiervoor aanvragen bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

Selectie en vernietiging

Bij de vernietiging van archiefbescheiden moet u uitgaan van onderstaane vastgestelde Gemeentelijke Selectielijsten

Bij de jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden wordt er door de beheerder van de archieven een lijst opgesteld met archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen(voorbeeld VLIJST). Deze lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de archiefinspectie. Na goedkeuring van de gemeentearchivaris worden de archiefbescheiden door de beheerder zowel op papier als digitaal vernietigd. Hiervan moet door de beheerder ook een verklaring van vernietiging worden opgesteld. Deze verklaring moet worden bewaard.

Doorlopende machtiging vernietiging archiefbescheiden

Raadpleeg onderstaande handleiding over het verkrijgen van een doorlopende machtiging voor de vernietiging van archiefbescheiden.

Handleiding Doorlopende machtiging vernietiging archiefbescheiden SAD 20200519

Duurzaamheid en toegankelijkheid

E-depot

Een belangrijke ontwikkeling bij Stadsarchief Delft is de vorming van een zogenaamd e-depot. In dit e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer bruikbaar is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand defect is. Het e-depot moet ervoor zorgen dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven.

In het meerjarenbeleidsplan van het Stadsarchief is een roadmap opgenomen om tot zo’n e-depot te komen. In 2018 wordt een proeftuin ingericht en wordt bepaald welke structurele investeringen voor de langere termijn nodig zijn om het e-depot te kunnen onderhouden. Het Stadsarchief gaat het wiel niet zelf uitvinden maar maakt gebruik van de resultaten van onderzoek van het nationale programma Archief2020 en van VNG/King. Het Stadsarchief hanteert het zogenaamde OAIS model.

Dit bestaat uit een conceptueel model, een functioneel model en een informatiemodel en wordt beschreven in de ISO 14721:2012 norm voor het beheer, de archivering en de bewaring op lange termijn van digitale gegevens.

Naast de zogenaamde technische voorziening (Archival Storage) moeten ook alle beheerfuncties georganiseerd (de overige oranje blokken) gaan worden.

Momenteel is een proeftuin ingericht en lopen er enkele pilots. Uit deze pilots komt naar voren wat er zoal bij komt kijken als er digitale bestanden worden aangeleverd en wat er nodig is om zo’n digitaal bestand op te nemen in het e-depot: welke metadata worden vastgelegd, welke metadata zijn beschikbaar en welke metadata kunnen er uit de context (welk bestandsformaat is het, waar is het ontstaan etc.) worden afgeleid.1

Uit een pilot van het Stadsarchief en het gemeentearchief Schiedam uit 2016 is gebleken dat al in het werkproces, bij het ontstaan van de informatie, rekening moet worden gehouden met de bestemming van de digitale bestanden. Digitale bestanden hebben bijvoorbeeld de neiging zich te vermenigvuldigen, zonder dat je nog kunt achterhalen waar de bron is, of welk bestand nu authentiek en origineel is. Dit betekent dat het e-depot geen op zich zelf staande voorziening is maar onderdeel moet zijn van de architectuur van de aanbieder (producer) van digitale archiefbestanden.

Open data

De datasets die te grondslag liggen aan de nadere toegangen zijn als open-data beschikbaar gesteld. Zie de pagina over open data om de datasets te gebruiken: https://www.stadsarchiefdelft.nl/collecties/open-data/